Cómo hacer Marketing para Eventos: 48 consejos para aplicar en tu próximo evento

Hace ya unos meses nos asociamos con una empresa que se dedica a crear y organizar eventos y congresos para personas con posiciones importantes en las empresas y para empresas. Lo cual por supuesto nosotros rápidamente nos pusimos a investigar y aprender mas sobre ese nicho, y hemos logrado aprender muchísimo, en este primer articulo vamos a poner unos puntos que pusimos en practica para el evento y otros que nos faltaron poner en practica pero que si lo vamos a trabajar en el próximo evento (dentro de unos 4 meses aproximadamente).

Si no estas seguro de cómo hacer marketing para un evento o como atraer personas a un evento, aquí hay una lista de 50 consejos. Si no dispones de un presupuesto para contratar a una empresa que se encargue de estas labores (como https://www.cesinternacional.com). Hasta que no estés en ese nivel te recomiendo que te guíes de estos puntos.

Índice

La Pagina del evento (o sitio web)

La piedra angular de todos los esfuerzos de promoción del evento es la página del evento o el sitio web. Esto podría ser una página o sitio web específico para el evento, o si no tiene un sitio web, localice alguien que le haga esto. De cualquier manera, haga que sea convincente al incluir TODOS estos elementos:

1. Descripción Convincente

Indicar claramente el tema, la hora, el lugar y quién debe asistir. La descripción debe incluir beneficios específicos para cada tipo de asistente. Que sea breve y capaz de dirigir en minutos sino segundos. Utilice apoyo de terceros cuando sea posible, como una citas y fotos de un evento anterior.

2. Imágenes de los conferencistas y biografías

Los grandes oradores atraen multitudes como un imán. La página de los conferencistas debe mostrar sus caras y listar sus credenciales.

3. Imagen del evento

La imagen aparecerá cuando la página se comparta en las redes sociales. Podría ser el logotipo del evento, una imagen de una sala de conferencia llena de gente, o simplemente una cara con una sonrisa genuina.

4. Videos relacionados con el evento

Crear entrevistas de video simples de los oradores y publicarlos en la pagina. Éstos se pueden producir rápidamente usando Google Hangouts o Skype. Es más fácil de lo que piensas y muy eficaz más adelante. Si lo solicitas de la manera correcta, tal vez los oradores hagan un pequeño video para ti.

5. Un prominente botón de «Regístrate Ahora»

Sin un botón claramente visible y una llamada a la acción, es posible que no obtengas ninguna acción…

Correo electrónico previo al evento: Si tienes una lista de correos (el cual si no la tienes debes empezar a crearla), la campañas de marketing por correo email puede ser tu mejor canal. Si no tienes una lista de correos es momento de que empieces a crear una, pero mientras tanto puedes pedir a tus socios, conferencista o amigos que mencionen el evento en sus correos electrónicos (vea la parte de «Afiliados» más abajo). Independientemente de la lista, utilice estas directrices de marketing de correos para tus eventos:

6. Asunto

El Asunto en un correo que inspiran temor, ira o ansiedad conducen a tasas de apertura más altas. Los estudios han demostrado que el Asunto en un correo con contenido emocional neutro tiene menos probabilidades de ser abiertos. Pruebe un Asunto como «10 cosas que te puedes perder si no vas a este evento»

7. Enviar los correos durante el fin de semana

Considere enviar correos también el fin de semana. Puesto algunas compañías lo hacen, las estadísticas de correos abiertos y de clics pueden ser más altas. Y cuando el posible asistente lo vea en el fin de semana, estos están menos estresados y más dispuestos a dedicar unas horas a tu evento.

8. Imagen miniatura del video

Muestra una imagen que se pueda hacer clic en un video de entrevistas de algún conferencista en el correo. Las miniaturas de vídeo de los correos pueden mejorar las tasas de clics.

9. Prueba social

Si tienes retroalimentación positiva de eventos, utilícelos como citas en sus correos y en el sitio web. Los conferencistas pueden crear estas citas y tener mayor impacto.

10. Envía y envía correos de nuevo

Planee enviar correos del evento varias veces. Para eventos grandes, envíe por correo con meses de antelación para anunciar conferencistas y para anunciar los descuentos de inscripción anticipada.

Envié otro Correo justo antes de que termine este descuento, y de nuevo a medida que el evento se acerca. Por último, envíe un correo electrónico unos días antes con recordatorios de tiempo, lugar para los registros y un “venta” final para dar el ultimo impulso a quien tiene el deseo de registrarse y aun no lo ha hecho.

Actividad social previa al evento: Los eventos son ocasiones sociales. Por supuesto, tu marketing debe utilizar las redes sociales. A continuación, le mostramos cómo promover el evento las redes sociales y blogs como estrategia de marketing:

11. El hashtag

Elija un hashtag de evento que sea corto, e idealmente, único para tu evento. Nota: Siempre debes usar este hashtag en cada tweet y post.

12. Enlaces en descripciones de Redes Sociales

Por lo general, las descripciones de tus redes sociales como Twitter, Facebook y LinkedIn se vinculará a tu sitio web. Pero cuando estás promocionando un gran evento, considera cambiar estos enlaces para que envíen visitantes directamente a la página del evento.

13. Encuentre personas relevantes en Twitter

Utiliza la Búsqueda avanzada de Twitter para encontrar personas que estén interesadas en tu tema y vivan cerca. Menciona en tweets sobre el evento o tweet a ellos directamente con una invitación amistosa.

14. ¡Publica!

A diferencia del correo electrónico, la mayoría de los tweets y publicaciones en las redes sociales se pierden a medida que fluyen a través de los flujos sociales de tu audiencia. Así que haz publicaciones temprano y a menudo. Esta es una lista de ejemplos que puedes tomar para hacer varias publicaciones antes del evento. Muchos de estos mensajes se pueden programar con mucha anticipación, utilizando diferentes herramientas.

  • Se abre el registro para el evento X
  • El Registro anticipado se está terminando pronto
  • Cuenta atrás: «Sólo X días para el congreso!»
  • Recordatorio de la fecha y ubicación
  • Agradezca a sus patrocinadores (mencione patrocinadores)
  • «Acabamos de ver la presentación de Andrés Velázquez de MaTTica. Wow! «(Mencionar oradores)
  • «¡Nos vemos en el congreso @JorgeDDW!» (Mencionar a los inscritos)
  • Gracias por compartir, publicar y re-tweetitear (mencionar a todos los que compartieron)
  • Tweets con un testimonio sobre un conferencista (encuentre estos en LinkedIn)
  • Tweet a la entrada del blog del evento usando una cita de la entrevista. (Mencionar orador)
  • «¡Gracias por registrarte! ¡Nos vemos allí! «(Mencionar a los registrantes, especialmente a los influenciadores de los medios sociales)

¿Qué otros tweets se te ocurren?

15. Entonces empieza a seguir personas

Después de estos tweets y publicaciones, siga algunas personas que puedan estar interesados en su tema. Cuando sigues a alguien, puede ser que consigas su atención y pueden notar el evento. Lo mejor es seguir a la gente cuando tienes un tweet de promoción convincente en tus publicaciones.

16. Publicar el evento en Facebook y LinkedIn

¡Por supuesto! Asegúrate de que aparece la imagen de la página del evento. Mencione los conferencistas, animándolos a compartir este evento en sus redes. Publicar de nuevo con videos y recordar a la gente los plazos para el registro.

17. Página de agradecimiento del registro

En la página de agradecimiento después del proceso de registro, dales la oportunidad a quien se acaba de registrar de compartir el evento en las redes sociales. La publicación que anunciaran debe incluir el hashtag y el enlace a la página de registro. Utilice un enlace Clic-to-Tweet o Facebook Share para hacer esto fácil.

18. Correo de respuesta automática inmediatamente se registre alguien

Una vez que las personas se registren, recibirán un correo electrónico. Use esto como una oportunidad para sugerirle que lo siga en Twitter, Facebook y LinkedIn. No olvide mencionar el hashtag.

19. Otros correos electrónicos de respuesta automática

Si tu sitio web puede enviar a las personas un correo cuando envían un formulario de contacto, agregue un enlace al evento ahí.

20. Cruza el buzz

Si notas que estás consiguiendo tracción en una red social, pero no en otras, mueva la conversación alrededor. Si alguien comparte algo en Facebook, dele gracias a esa persona en Twitter. Si alguien menciona el evento en Twitter, salúdalo en LinkedIn.

Como puedes ver, estamos recomendando mucha actividad en las redes sociales, aprovechando cualquier excusa para conectar, mencionar, publicar, tweetear y enlace.

21. Escribe en tu blog

Publicaciones de blog antes del evento, una semana de antelación. Al igual que los videos, esto podría ser una entrevista con uno o más de los conferencistas. Las entrevistas por correo son una manera eficiente de producir contenido rápidamente. Simplemente envíe una lista de preguntas y publique las respuestas cuando el conferencista las devuelva (por supuesto debes hacer redacción profesional para darle mas contexto al contenido). Enlace a esa publicación en los correos mencionados anteriormente.

22. Invite a los conferencistas a escribir contenido para tu sitio web

Los conferencistas reconocerán que aunque esto toma un poco de tiempo, hay beneficios en el SEO y redes sociales. Si escriben algo para tu pagina web, anímalos a compartir ese contenido con sus redes.

23. Socios de fotos y videos

Trabajar con los socios: Si no tienes el presupuesto para contratar a profesionales, ofrece entrada gratuita (o incluso una mesa en el espacio del evento) a un fotógrafo profesional o un videógrafo a cambio de servicios. Asegúrese de que se comprometan a proporcionarte las fotografías y videos en un plazo razonable. Y asegúrese de darles una buena exposición a cambio de su tiempo.

24. Estandarizar las presentaciones

Cree una plantilla Powerpoint estándar y compártala con sus conferencistas. Puede ser sólo dos diapositivas (una diapositiva título y una diapositiva interior de contenido), que tenga fuentes y colores que coincidan con el tema del evento. Esto ayudará a que las cosas se vean bien después, cuando compartes las presentaciones después del evento (ver correo post-evento a continuación).

25. Socios afiliados

Cree un código de promoción único para cada socio y orador. Pueden utilizar este código cuando promueven el evento, ofreciendo un descuento a las personas en sus redes sociales. Dado que el código es exclusivo para ese socio, sabrá cuán eficaz fue su socio en la promoción del evento. También puede motivarlo mas pagándole una comisión a ese socio para los registros que se consigan a través de el.

Ejemplo: Cree un código de promoción «ANDRES50» que otorgue $ 50 de descuento a los solicitantes de registro. Comparta este código con Andrés, uno de tus conferencistas. Andrés comienza compartiendo el código a su redes y los registros empezaran a llegar. Al final, el informe de registro del sistema que uses mostrara que el código se utilizó diez veces. Ahora podrás escribir a Andrés un cheque de $ 500 (y una tarjeta de agradecimiento) por su ayuda a conseguir mas personas.

Incentivar a otros para que anuncien tu evento como afiliados con códigos de promoción. Esto puede ser muy eficaz!

26. Publicaciones pre-escritas

No solo animes a tus patrocinadores, socios y conferencistas a que ayuden en la promoción del evento, haz que sea más fácil para ellos. Escribe una lista de publicaciones convincentes y envíaselos por correo. Ahora, con esto estarán más propensos a ayudar y menos propensos a utilizar incorrectamente un enlace o hashtag.

27. Marketing en actividades sociales de pre-evento

Invitar a los oradores, patrocinadores, influenciadores y miembros de la prensa para una noche antes del evento. Esta es una oportunidad para relacionarse y divertirse. Si haces esto, probablemente encontrará personas que hablaran de las conversaciones que tuvieron durante la cena pre evento. «Estábamos hablando de esto la otra noche …» Fuertes conexiones personales pueden conducir a una mejor atracción para el gran día.

Envía nota de prensa a medios de comunicación y sitios web de la industria

28. Presentar a los medios de comunicación locales

Muchos sitios de medios, especialmente los sitios de noticias, le permiten publicar eventos.

29. Enviar a las cámaras de comercio y asociaciones a fines

Las cámaras de comercio y las asociaciones a fines pueden permitirle presentar tu evento. Si el evento es relevante para su audiencia, pregunte si aceptarán, publicarán o promoverán eventos de organizaciones externas. Las Cámaras de Comercio a menudo están contentas de promover eventos relevantes para sus miembros, especialmente si los organizadores son miembros ellos mismos.

30. Que la prensa lo sepa

Es probable que los periodistas cubran eventos locales. Encuéntralos mediante la búsqueda de eventos similares en los sitios web de noticias. Entonces de manera amistosa contacta con ellos con una invitación. Envíales también un articulo relevante esto podría ser una entrevista con un conferencista o un articulo en el blog de tu sitio web. Si obtienes su atención con éxito, puedes obtener el apoyo de la prensa!

Haga que su página de evento sea amigable con SEO

La gente puede estar buscando tu evento ahora mismo! Siga estas instrucciones básicas para optimizar la página web del evento.

31. Palabra clave

En primer lugar, tenemos que elegir una palabra clave relevante. La palabra clave debe combinar el tema del evento, la palabra «evento» y el nombre de su ciudad. Ejemplos: «evento ortodontista Higüey», «evento de seguridad para cooperativas en Republica Dominicana» o «evento de cocina vegetariana Santiago».

32. Etiquetas de título y encabezados

Utilice una etiqueta de título y encabezado que incluya su palabra clave. En la etiqueta de título, es mejor poner el nombre del evento último, por lo que la palabra clave aparece primero. Esto le indica a Google que tiene relevancia. Por ejemplo, un evento para empresas en Santo Domingo puede beneficiarse de un sitio web con una etiqueta de título, como «Marketing para abogados en Santo Domingo – Innovacode».

33. Descripción de búsqueda amigable

La página del evento debe tener una descripción detallada, debe incluir la palabra clave varias veces. Si es largo, dividir el texto en párrafos cortos y concisos. Ponga todo con un buen formato, incluyendo encabezados, sub encabezados, enlaces internos, listas con viñetas, etc.

34. Enlaces

Los enlaces internos son importantes para el rankings de los motores de búsqueda, así que asegúrese de vincular a la página de eventos dentro de otras páginas de tu sitio, incluyendo publicaciones de blog más antiguas. Esto guiará a los visitantes a la página, pero también ayudará a los motores de búsqueda a saber que la página es relevante.

Durante el evento: Publicar en vivo durante el evento es una gran oportunidad para promover el evento. Los registrados estarán observando el hashtag, así que rellene ese flujo con contenido interesante.

35. Citas de Tweets

Escuche las frases mas impactantes de los conferencistas y sus presentaciones. Mencione a la persona que lo dijo y use el hashtag.

36. Compartir imágenes

Asegúrate de tomar fotos de personas, conferencistas y asistentes, según suceden las cosas y compartirlas en las redes sociales. Los teléfonos inteligentes hacen esto fácil. Mencione a las personas y use el hashtag.

37. Realizar un concurso

Incluso si estás regalando algo pequeño, como un libro o un regalo de un patrocinador, usa esto como una oportunidad para recopilar correos (con permiso, por supuesto) y luego compartir una foto del ganador que tiene el regalo en las redes sociales .

El final del evento no es el final del marketing. Después del evento, siga con actividades que harán que su próximo evento sea un éxito aún mayor.

Artículos del blog post evento: Los artículos del blog haciendo recapitulación del evento a menudo son fáciles y divertidos de escribir. Publíquelos en el sitio del evento o envíelos por correo a un blog blog o sitio web local o de la industria/asociación pertinente. Pueden incluir todo tipo de contenido relevante.

38. Resumen de las presentaciones

Estos resúmenes pueden incluir citas de retroalimentación positiva de una encuesta de seguimiento.

39. Presentaciones de los oradores

Al igual que con las fotos, es ideal si las presentaciones están incrustadas en el sitio del evento o en la publicación del blog utilizando una herramienta como Slideshare.

40. Galería de fotos de eventos

Idealmente, estas galerías están incrustadas en el sitio del evento o recapitalizar la publicación del blog utilizando herramientas como Flickr. Si es así, enviarás tráfico a tu sitio, en lugar de un sitio web para compartir fotos.

41. Enumerar a los oradores, patrocinadores y asistentes

List.ly es una forma muy social de construir listas e integrarlas en un sitio web. Este tipo de lista puede ayudar a los asistentes a encontrarse después y obtener un mejor networking como beneficio.

Correo Post evento: El seguimiento por correo a los registrados para el evento es una manera de decir gracias, comparte con ellos enlaces importantes para mantener un poco del buzz…

42. Enlace a una encuesta

Las encuestas son una excelente manera de obtener retroalimentación, pero también son una forma de recopilar testimonios que puede utilizar para eventos futuros.

43. Enlace a artículos post-evento

Puesto que ya recogió su mejor contenido y lo publicó, compartir estos enlace por correos con los que asistieron al evento debería ser fácil.

44. Invite a los registrandos a seguirle en las redes sociales

Algunos de sus registrados puede que aun no te sigan todavía. ¡Nunca pierdas la oportunidad de promocionar tus cuentas de redes sociales!

45. Invitar a los registrados a ser notificados del próximo evento

Algunos de los registrados pueden no estar en tu base de datos de correos todavía. Enlázalo con tu lista de correos para hacer crecer tu lista y promover tus próximos eventos por correo.

Actividades sociales post evento: Ahora es el momento de compartir historias, decir gracias y permanecer conectado. Estas son algunas de las actividades que podrías realizar.

46. Agradecimiento por las redes sociales

Muestre gratitud después del evento agradeciendo a los conferencistas, patrocinadores y asistentes por medio de las redes sociales. Esto es bueno para hacer networking.

47. Publicar fotos

Ponga algunas de sus mejores fotos en Facebook y Google+. Asegúrese de etiquetar y mencionar a la gente que están en la fotografía.

48. Sigue compartiendo

En los días posteriores al evento, preste atención a las redes sociales, las menciones y los artículos de los conferencistas, patrocinadores entre otros, con esto puedes analizar efecto del marketing que has aplicado. Con suerte, el hashtag hace esto fácil. ¡Cuando veas estas menciones, compártelas!

¿Listo? Ahora llego el momento de hacer el marketing para tu evento!
Esperamos que haya por lo menos algunas ideas de marketing para tus eventos aquí que no hayas probado antes. Si esto te parece abrumador, no te preocupes. No es necesario hacerlas todas, sin embargo nosotros en Innovacode también podemos ejecutar tu plan de marketing, no olvides preguntarnos 😉 ¡Así que empieza hacer marketing! Esos asientos no se van a llenar solos.

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